Stand 18.09.2024
Zum 01.01.2025 startet die E-Rechnung – ein weiterer Schritt in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der dann alle Unternehmen betrifft. Neben der Möglichkeit zur automatisierten Bearbeitung soll auch Umsatzsteuerbetrug verhindert werden.
Stand heute: Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 dazu in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren. Bis zum 31.12.2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden, elektronische Formate bedürfen allerdings ab dann der Zustimmung des Empfängers.
Ab 2027 müssen Unternehmen ab 800.000€ Vorjahresumsatz ihre umsatzsteuerpflichtigen Inlandsrechnungen auf diesem Wege versenden. Alle darunter dürfen noch andere Formate nutzen. Mit dem Jahreswechsel auf 2028 müssen dann alle Unternehmen im Bereich B2B die E-Rechnung nutzen.
Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) soll auch dann noch genutzt werden können, solange ein dem Umsatzsteuergesetzt entsprechender Meldedatensatz extrahiert werden kann.
Im Gegensatz zu den bisherigen Formaten sind E-Rechnungen leicht maschinenlesbar, dadurch können sie automatisiert bearbeitet werden. Das individuelle Design des Unternehmens entfällt hierbei vollständig. Das dafür vorgesehene Format heißt XML (X-Rechnung). Zudem soll eine automatische Meldung der Umsatzsteuer ermöglicht werden.
Eine Sicherheitsprüfung ist jedoch nur möglich, wenn die E-Rechnung durch ein Visualisierungsprogramm lesbar gemacht wird. Wichtig ist, dass die EU-Norm EN-16931 zusammen mit der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification) angewendet wird.
Aktuell gibt es noch ein weiteres Format, das für viele sicherer erscheinen mag: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Hierbei wird die XML-Datei unsichtbar in eine PDF eingebettet, wodurch sie für den Menschen lesbar bleibt.
Wie sie übertragen wird, ist aktuell noch nicht eindeutig geregelt, ob per E-Mail, über Kundenportale, Datentransfersysteme… noch ist es den Unternehmen überlassen, solange kein Medienbruch entsteht und man seine Rechnung 10 Jahre archivieren kann.
Es gibt diverse Online-Generatoren, mit denen man ohne Software auf dem PC die entsprechenden Formate erstellen kann. Aus der PDF wird so ein ZUGFeRD mit begrenzen Möglichkeiten des Designs.
Viele große Anbieter von Buchhaltungs- oder Rechnungsprogrammen bieten bereits Funktionen zur Erstellung, Versendung, Archivierung und Verbuchung an.
Für alle Rechnungen im B2B-Bereich ab einer Summe von 250€ die umsatzsteuerpflichtig im Inland sind, Beträge darunter dürfen weiter als Papierrechnung versendet werden.
Dieser Beitrag wird mit dem bekannt werden weiterer Informationen angepasst.