Die E-Mail – Stolperfallen und Risiken im Überblick
Wir nutzen sie nahezu täglich – ob privat oder geschäftlich: Die E-Mail ist allgegenwärtig. Neben ihren nützlichen Funktionen wie der schnellen Kommunikation und der Übertragung kleiner Dateien bietet sie jedoch auch zahlreiche Stolperfallen und Risiken.
Der Betreff
Der Betreff sollte klar und verständlich ausdrücken, worum es in der E-Mail geht. Ein einfaches „Hallo“ oder „Frage“ ist ungeeignet, ebenso wie übertriebene Dringlichkeit ohne Relevanz für den Empfänger, unnötige Großbuchstaben oder Sonderzeichen. Darüber hinaus gibt es bestimmte Phrasen, die von vielen Programmen direkt als Spam erkannt werden, wie beispielsweise:
Finanzielle Angebote und Versprechen: „100 % kostenlos“, „Gewinne jetzt!“
Übertriebene Dringlichkeit: „Handeln Sie jetzt!“, „Letzte Chance“
Kostenlose Angebote: „Geschenk für Sie“, „Gratis“
Irreführende persönliche Ansprachen: „Hallo Freund“, „Sie wurden ausgewählt“
Exzessive Nutzung von Großbuchstaben und Sonderzeichen: „JETZT KAUFEN!!!!!“
Marketing- und Verkaufsphrasen: „Kein Risiko“, „Bestes Angebot“
Technische Begriffe: „Klicken Sie hier“, „Aktivieren Sie Ihr Konto.“
Nicht jugendfreie Betreffzeilen
Die Liste ist nicht abschließend und Spamfilter passen sich dynamisch an neue Phrasen an.
Absender und Empfänger
Speziell bei Absenderadressen lauern einige Gefahren. Kryptische, unlesbare Absenderadressen sollten besser direkt gelöscht werden. Auch bei bekannte Absender ist Vorsicht geboten:
Plötzlich auftretende Sonderzeichen oder veränderte Endungen in der Adresse können verdächtig sein.
Unerwartete Nachrichten von bekannten Marken oder Personen sollten überprüft werden.
Absendername und Adresse sollten übereinstimmen.
Prüfen Sie Absenderadresse und -name genau, um potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen.
Inhalt der E-Mail
Der Inhalt ist so vielfältig wie der Zweck einer E-Mail. Schreiben Sie an Freunde und Bekannte, sieht der Text anders aus als in der geschäftlichen Kommunikation.
Wenn ein langjähriger Geschäftspartner, der Sie stets geduzt hat, plötzlich eine förmliche Ansprache verwendet oder auffällige Grammatik- und Rechtschreibfehler macht, ist Vorsicht geboten – hier könnte es sich um einen Betrugsversuch handeln.
Mit zwei einfachen Methoden können Sie Vertrauen durch klare Kommunikation stärken:
Beschreiben Sie Links und Anhänge im Text, um dem Empfänger zu zeigen, dass diese sicher sind.
Nutzen Sie die Mouseover-Funktion, um die tatsächliche URL eines Links zu überprüfen.
Anhänge
Anhänge sind ein beliebtes Mittel, um Dateien zu übertragen. Doch die E-Mail ist dafür technisch nur bedingt geeignet. Achten Sie auf folgende Punkte:
Maximale Größe: Anhänge sollten 10 MB nicht überschreiten. Einige Anbieter erlauben bis zu 25 oder 50 MB, doch es bleibt ungewiss, ob diese Dateien beim Empfänger ankommen.
Gefährliche Dateitypen: Vermeiden Sie ausführbare Dateien (.exe, .msi) und Makro-Office-Dateien (.docm, .xlsm). Auch Archivdateien (.zip, .rar, .7z) können schädliche Inhalte verbergen.
Korrekte Benennung: Geben Sie den Anhängen klare, aussagekräftige Namen, z. B. „Kaufvertrag_Maschine_XYZ.pdf“.
Alternative Übertragungswege: Nutzen Sie Tools wie Cloud-Dienste oder Transferprogramme für große Dateien oder viele Anhänge.
Unzustellbarkeit
Wenn Ihre E-Mail den Empfänger nicht erreicht, liefern Fehlermeldungen oft hilfreiche Hinweise:
„User unknown“: Die Adresse existiert nicht. Prüfen Sie die Adresse auf Tippfehler oder versuchen Sie eine alternative Mailadresse.
„Mailbox full“: Das Postfach des Empfängers ist überfüllt. Klären Sie, ob dies ein temporäres oder dauerhaftes Problem ist.
„Spamfilter blockiert“: Der Spamfilter hat Ihre E-Mail abgewiesen. Hinweise wie „Reject due to policy restrictions“ oder Verweise auf Blacklists geben Aufschluss.
Größenprobleme: Der Anhang könnte zu groß sein.
Technische Probleme: Serverausfälle oder Verbindungsprobleme können den Versand behindern.
Lesen Sie Fehlermeldungen sorgfältig. In vielen Fällen lässt sich daraus bereits eine Lösung ableiten.
Die größten Fehler bei E-Mails
Versand von Massenmails: Nutzen Sie spezialisierte Tools für Newsletter oder Kampagnen. Große Mengen gleichartiger E-Mails können Ihre Reputation gefährden und dazu führen, dass Sie als Spam eingestuft werden.
Datenschutzverstöße: Sensible Daten unverschlüsselt oder an falsche Empfänger zu senden, kann rechtliche und finanzielle Folgen haben. Pflegen Sie Ihre Empfängerliste sorgfältig – selbst wiederholte Zustellungen an deaktivierte Adressen gelten als Verstoß.
Unhöfliche Kommunikation: Fehlende Begrüßung oder Verabschiedung kann als Desinteresse wahrgenommen werden. Passen Sie Ihre E-Mails an Empfänger und Situation an.
Ignorieren von Fehlermeldungen: Nehmen Sie Unzustellbarkeitsmeldungen ernst, um Ihre Empfängerliste aktuell zu halten und Ihre Reputation zu schützen.
Autoantworten berücksichtigen: Automatische Antworten können Hinweise darauf geben, wann eine Rückmeldung zu erwarten ist oder sich Ansprechpartner geändert haben. Sie könnte zu einem späteren Zeitpunkt eine Chance für einen Gesprächseinstieg bieten.
Ungefilterte Weiterleitungen: Weiterleitungen ohne Spamfilter können dazu führen, dass Sie als Spam-Absender eingestuft werden.
Eine E-Mail bleibt eines der wichtigsten Kommunikationsmittel – gerade im Geschäftsleben. Umso entscheidender ist es, die Risiken zu kennen und verantwortungsvoll damit umzugehen, sowohl als Absender als auch Empfänger.
